מה מנהל משרד בהייטק באמת עושה, ומה אפשר להוריד מהשולחן
מגדלי משרדים ומגורים, תל אביב
ניהול משרד בחברת הייטק בתל אביב הוא שתי עבודות תחת תואר אחד. האחת היא אנשים: קליטת עובדים חדשים, רווחה, אירועים והתרבות של החברה. השנייה היא הבניין: ספקי ניקיון ואחזקה, תקלות, חשבוניות, משלוחים וחברת הניהול של הבניין. בשביל הראשונה מגייסים לתפקיד. את השנייה אפשר להעביר למישהו אחר, כדי שלמי שמנהל את המשרד יהיה זמן לראשונה.
קראנו את מודעות הדרושים לתפקיד Office Manager של שלוש חברות הייטק עם משרדים באזור תל אביב, Winn.AI, SuperPlay ו-Remitly, כדי לראות מה התפקיד כולל בפועל. חלק מהמודעות כבר סגורות, אבל הן מתארות את העבודה היטב.
מה כתוב במודעות
Winn.AI מבקשת ממי שימלא את התפקיד לנהל ולתפעל את המשרד מקצה לקצה, כולל תיאום יומיומי עם ספקים ונותני שירות כמו ניקיון ואחזקה, ולשמור על סביבת עבודה נקייה, מסודרת ונעימה. באותה מודעה גם הוצאות המשרד (טיפול בחשבוניות, תשלום לספקים, הפקת חשבוניות ללקוחות ומעקב גבייה), מעורבות ורווחת העובדים (הפי אוורים, אירועי חברה, מתנות לחגים), השלבים הראשונים של הגיוס, קליטת עובדים, תקשורת פנימית ותרבות ארגונית.
SuperPlay מתארת את התפעול היומיומי של המשרד: קבלת עובדים, מועמדים ואורחים; ציוד משרדי, מלאי המטבח וציוד המשרד; תיאום ספקים, חברת הניהול של הבניין, משלוחים ואחזקת המשרד; ורכש, חשבוניות, כרטיסי כניסה וחניה. היא מבקשת גם תמיכה בתכנון אירועי החברה ויוזמות של חוויית עובד.
Remitly Israel (לשעבר Rewire) קוראת לתפקיד Office Manager & Employee Experience. הוא כולל תפעול ואחזקה של המשרד, מהזמנות אוכל וציוד ועד ניהול שירותי הניקיון והמשלוחים; אחריות על המתקנים, כולל הקשר עם בעל הנכס ועם הספקים; ניהול ספקים, ממשא ומתן על מחירים וחוזים ועד חשבוניות; קבלת אורחים וקליטת עובדים חדשים ביום הראשון והאחרון שלהם; וחוויית עובד: תוכנית רווחה שנתית, אירועים, התנדבות, הפי אוורים ומתנות לחגים.
שתי עבודות בתפקיד אחד
כשקוראים את שלוש המודעות זו לצד זו, הן מתחלקות לשתי רשימות.
האנשים:
- קליטה: קבלת עובדים חדשים, היום הראשון שלהם והיום האחרון.
- רווחה ואירועים: תוכנית רווחה, הפי אוורים, מתנות לחגים, התנדבות, אירועי חברה.
- תרבות ותקשורת פנימית: משרד שאנשים רוצים להגיע אליו.
- תמיכה בגיוס: תיאום ראיונות וקשר עם מועמדים.
הבניין:
- ספקים: ניקיון, אחזקה ונותני שירות אחרים, כולל משא ומתן על מחירים וחוזים.
- תקלות ואחזקה: שהמשרד יעבוד.
- חשבוניות ותשלומים לספקים.
- חברת הניהול של הבניין או בעל הנכס.
- ציוד, מטבח ומשלוחים.
אף אחת משלוש המודעות לא מזכירה בטיחות אש, אבל מישהו צריך להיות אחראי עליה. מידרג מציין שהחוק מחייב בדיקה שנתית של ציוד האש, ובהרבה משרדים זה נופל על מי שמטפל בבניין.
מה נשאר אצל מי שמנהל את המשרד
מה שאנושי נשאר. האנשים, הקליטה, הרווחה והתרבות הם הסיבה שהתפקיד קיים, ואף ספק מבחוץ לא צריך לקחת אותם. גם ההחלטות נשארות בחברה: מנהלי המשרד, או ההנהלה שמעליהם, מאשרים תקציב, בוחרים בין ספקים ומאשרים כל שינוי. גם עבודה מנהלית שעוברת דרך המערכות של החברה עצמה, כמו הפקת חשבוניות ללקוחות ומעקב גבייה במודעה של Winn.AI, שייכת לחברה.
מה אפשר להוריד מהשולחן
מה שתפעולי יכול לעבור:
- ספקים: בחירה, פיקוח על העבודה והחלפת ספק כשצריך, בתוך התקציב שהחברה אישרה.
- תקלות: הודעה אחת כדי לדווח על תקלה, ומישהו אחר עוקב עד שהיא מטופלת.
- חשבוניות ספקים: נבדקות מול ההסכם לפני שהן מגיעות לשולחן של מי שמנהל את המשרד.
- חברת הניהול של הבניין: קריאות שירות, אישורים והשאלה מי משלם על מה.
- בטיחות אש: הביקורת השנתית, האישורים והתיקונים שהביקורת מוצאת.
הקו לא תמיד חד. משא ומתן על מחירים מול ספקים, שמופיע במודעה של Remitly, אפשר להכין מבחוץ, אבל הבחירה והחתימה נשארות בחברה. מלאי המטבח והמשלוחים יכולים להישאר אצל מי שמנהל את המשרד, או לעבור יחד עם ספק המטבחון, לפי מה שמתאים לחברה.
איך יודעים שהבניין אוכל את השבוע
אם ניהול המשרד עליכם, הנה כמה שאלות לשאול על השבוע שלכם:
- כמה שעות הלכו על ספקים, תקלות וחשבוניות, וכמה על אנשים?
- כמה תקלות פתוחות יש עכשיו, ומי עוקב אחרי כל אחת?
- מישהו חוץ מכם יודע לאיזה ספק להתקשר בשביל כל מערכת?
- מה קורה למשרד כשאתם בחופשה?
אם התשובות מצביעות על הבניין, מחשבון העומס של ניהול המשרד מעריך כמה שעות בחודש הוא לוקח.
איך אנחנו עושים את זה בבאוהאוס
אנחנו לא מתחרים במנהלי המשרד, אנחנו משחררים אותם: הם מנהלים את האנשים, אנחנו מנהלים את הבניין. Bauhouse Workplace לוקחת את ספקי הניקיון, האחזקה, המיזוג וההדברה, את התקלות, את חשבוניות הספקים, את חברת הניהול של הבניין ואת בטיחות האש. ההחלטות נשארות אצלם: הם מאשרים תקציב, ספקים וכל שינוי.
יש עמוד שנכתב בשביל התפקיד עצמו: למנהלי משרד. עוד על ניהול משרדים, או בדקו במחשבון כמה זמן הבניין לוקח.
שאלות נפוצות
מה עושה מנהל משרד בחברת הייטק?
לפי המודעות שקראנו, שני סוגי עבודה: אנשים (קליטה, רווחה, אירועים, תרבות ותמיכה בגיוס) והבניין (ספקים, תקלות, חשבוניות, ציוד וחברת הניהול של הבניין).
מה אפשר להוריד מהשולחן של מי שמנהל את המשרד?
את החלק התפעולי: ספקים, תקלות, חשבוניות ספקים, חברת הניהול של הבניין ובטיחות אש. האנשים וההחלטות נשארים בחברה.
ניהול משרד חיצוני מחליף את מי שמנהל את המשרד?
לא. הוא מוריד את הבניין מהשולחן, כדי שיישאר זמן לחלק בתפקיד שבשבילו הוא קיים: האנשים.
מי מאשר תקציבים וספקים?
החברה. מנהלי המשרד או ההנהלה מאשרים תקציב, ספקים וכל שינוי, והחוזים עם הספקים על שם החברה.
